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Vergabe

VK Südbayern, Beschluss vom 31.10.2025 - 3194.Z3-3_01-25-26

1. Bedient sich der öffentliche Auftraggeber eines externen Dritten bei der Durchführung des Vergabeverfahrens, so muss er mit geeigneten Maßnahmen dafür sorgen, dass die Vertraulichkeit der von den Bietern oder Bewerbern eingereichten Unterlagen gewahrt wird.*)

2. Tritt ein externer Dritter, der den öffentlichen Auftraggeber bei der Durchführung des Vergabeverfahrens unterstützt, auch selbst oder durch verbundene Unternehmen in einem vergleichbaren Marktsegment auch als Anbieter auf, sind vom öffentlichen Auftraggeber erhöhte Anforderungen an die Sicherstellung der Vertraulichkeit zu stellen und geeignete Maßnahmen zu treffen und zu überwachen. Insbesondere hat er dafür zu sorgen, dass die im Rahmen der Unterstützung bei der Durchführung des Vergabeverfahrens erlangten vertraulichen Informationen vom Dienstleister nicht außerhalb des jeweils betreuten Verfahrens verwendet werden (können).*)

3. Es obliegt dem öffentlichen Auftraggeber für die Kommunikation mit den Bietern und Bewerbern an seinem Vergabeverfahren entsprechende elektronische Kommunikationswege bereit zu halten, die den Anforderungen der §§ 11 EU Abs. 1, 11a EU sowie 2 EU Abs. 6 VOB/A entsprechen. Dies gilt insbesondere, wenn den Bietern Fristen gesetzt sind, innerhalb derer nur noch eine elektronische Kommunikation fristwahrend möglich ist, da die regulären Postlaufzeiten für eine physische Übersendung deutlich zu lang wären.*)

4. Es obliegt nach § 11 EU Abs. 7 VOB/A dem öffentlichen Auftraggeber (fern-)mündliche Kommunikation zeitnah und ausreichend zu dokumentieren. Ist mangels einer ausreichenden Dokumentation nachträglich der Gesprächsinhalt nicht mehr zu ermitteln, geht dies zu Lasten des öffentlichen Auftraggebers.*)

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